Querido amigo/a: Como bien sabes, una de las actividades de la SEEN es el potenciar el desarrollo de los grupos de trabajo. Hasta ahora estos grupos de trabajo han funcionado de forma muy diversa por lo que hemos querido darles a todos ellos un marco común de desarrollo, creando unas normas de trabajo que se reflejan posteriormente. Desde la Junta Directiva te invitamos a participar en estos grupos en función de tus posibilidades e intereses.
La Junta Directiva aprecia enormemente la labor realizada por los grupos habiendo previsto hacer partícipes de las actividades y aportaciones a todos los socios de forma periódica durante los Congresos de la Sociedad y a través de la revista Endocrinología.
La labor del coordinador como dinamizador del grupo es importante pero tu participación como socio es vital, dado que sólo con la aportación de diferentes experiencias es posible la obtención de datos suficientemente contrastados y generales que nos permitan progresar.
Normativa de Grupos de Trabajo (Marzo 2019) Definición
“Grupo de Trabajo” (GT) es el que está formado por miembros de la SEEN, que voluntariamente desean colaborar de manera conjunta en un campo específico de la especialidad de Endocrinología y Nutrición para mejorar y potenciar su actividad asistencial, investigadora y/o docente.
Creación
Los Grupos de Trabajo se crearán por sugerencia de la Junta Directiva (JD) de la SEEN a propuesta de miembros de la SEEN que deseen formarlo, o por iniciativa primaria de la Junta Directiva.
Miembros
Puede ser miembro cualquier socio de la SEEN que exprese su intención a la SEEN, que informará de esta solicitud al coordinador del grupo, siendo recomendable que un socio limite su participación a un máximo a tres grupos de trabajo. En este sentido no se contabilizará la participación en los grupos de trabajo que sean considerados como trasversales por la junta directiva (endojoven, endocrinología y nutrición del deporte, etc). Podrán formar parte del GT por invitación del Coordinador correspondiente, personas adscritas a otras disciplinas médicas o sanitarias (no necesariamente socios de la SEEN) cuya participación favorezca el enriquecimiento del GT y su carácter multidisciplinar. Estos miembros por invitación no podrán ocupar cargos directivos ni de gestión del grupo o área si bien podrán participar en las restantes actividades. No existe limitación en el número de miembros de un GT, que podrá organizarse en forma de subgrupos, si la estrategia de funcionamiento así lo aconsejara. La Junta Directiva establecerá en cada caso si el número propuesto de miembros para constituir un nuevo GT es adecuado. Cada grupo de trabajo deberá tener uno o dos representantes en los grupos de trabajo transversales, así como responsables de comunicación y de mantenimiento/actualización de contenido web. No se reconocen causas para restringir la incorporación de miembros de la SEEN a un GT. Todo miembro de un GT puede abandonarlo por voluntad propia previa comunicación escrita al Coordinador. La repetida inasistencia de un miembro de un GT a las reuniones convocadas periódicamente es causa de expulsión, según criterio del Coordinador del GT.
Coordinador
El Coordinador deberá ser una persona con actividad y línea de investigación consolidada en la patología en cuestión. El Coordinador es el representante de las decisiones que toma el Grupo de Trabajo. El coordinador debe ser miembro del grupo con al menos un año de antigüedad. Los candidatos a coordinador de un grupo de trabajo deberán presentar su candidatura en el periodo establecido ante la secretaria de la SEEN. Tras la comunicación de los candidatos, en todos los casos se procederá a una votación de los miembros del grupo a través de la secretaria de la SEEN. El candidato mas votado será propuesto como candidato a coordinador. El nombramiento será confirmado por la JD tras evaluar la adecuada representatividad de la votación y tras descartar posibles conflictos de intereses (participación en Juntas Directivas de Sociedades Científicas Nacionales, participación relevante en revistas científicas ajenas a la SEEN, actividades empresariales, etc.) que pudieran afectar a las tareas de coordinación del grupo. Una vez confirmado por la JD, el coordinador ejercerá su función por un período de 3 años.
En el caso de que no existan candidatos para la renovación del cargo, la Junta Directiva propondrá uno o bien excepcionalmente prorrogará un máximo de un año al coordinador saliente. La imposibilidad para el nombramiento o prorroga de un coordinador de grupo puede ser motivo de disolución del grupo según valoración la JD en cada caso concreto.
El tiempo máximo continuado como coordinador de grupo no será superior a 4 años. Terminado su mandato, el coordinador saliente deberá esperar un año para coordinar otro grupo de trabajo de la SEEN. Los coordinadores de grupos o áreas podrán optar en cualquier momento a los puestos vacantes de la JD de la SEEN de acuerdo con la convocatoria ordinaria.
Salvo causa de fuerza mayor o conflicto de intereses sobrevenido, el coordinador completará su periodo trianual, debiendo producirse la renovación del cargo en el correspondiente congreso de la SEEN. En caso de que el coordinador no complete el periodo previsto, la JD de acuerdo con el grupo, designará un coordinador temporal hasta la renovación definitiva del mismo en el siguiente congreso anual de la Sociedad.
Es función del Coordinador acudir a las convocatorias de la Junta Directiva. El Coordinador actuará de portavoz del Grupo, articulará las funciones de cada uno de sus miembros, promoverá la actividad científica y docente del grupo, la difusión de sus trabajos y convocará las reuniones de éste. Propondrá a la JD temas y ponentes candidatos para la programación científica de los Congresos anuales.
Cada Grupo de Trabajo se reunirá presencialmente al menos una vez al año en el congreso de la SEEN para monitorizar su progresión y el cumplimiento de los fines propuestos. Deberá existir contacto periódico entre el Coordinador del grupo y sus miembros a lo largo de todo el año para avanzar en los objetivos del GT.
El coordinador de grupo mantendrá un flujo continuado de información de la actividad de su Grupo con la Vicepresidencia de la SEEN (coordinadora de los grupos y áreas de trabajo). Anualmente el coordinador elaborará una memoria de actividad y presentará una previsión de objetivos que se presentará en la Asamblea del congreso SEEN.
Todos los años se realizará una reunión entre la JD y los coordinadores de grupo de trabajo durante el congreso SEEN. El objetivo es poner en común las actividades y previsiones de todos los grupos y áreas con el fin de evitar duplicidades y de promover la colaboración entre grupos y áreas.
Los proyectos científicos del grupo de diabetes serán comentados, si la JD lo considere necesario, con la JD de la SED para promover el trabajo complementario o conjunto de ambas Sociedades.
La Junta Directiva se reserva el derecho de destituir a un Coordinador de GT si su función no se ha desarrollado acorde con la presente normativa o si incurre en conflicto de intereses, ante cuya situación deberá disponerse de una persona que asuma al menos de forma transitoria la coordinación del GT hasta el siguiente congreso de la SEEN.
Actividades
Dentro de las actividades de los Grupos o Áreas de Trabajo se incluirán: Actividades científicas de un área o grupo:
- Por indicación y con autorización directa de la JD:
- Realización de Consenso sobre temas controvertidos con otras sociedades o grupos científicos.
- Desarrollo de posicionamientos de la SEEN.
- Los documentos así generados serán revisados por la JD con el apoyo o no de revisores externos y remitidos para su publicación en la revista EDN sin proceso editorial adicional.
- Por iniciativa del grupo o área de conocimiento:
- Todos los proyectos de grupos y áreas de la SEEN deben desarrollarse previa autorización de la JD de la SEEN. Todas las propuestas científicas se comunicarán a todos los coordinadores con el fin de evitar duplicidades y de promover la colaboración entre grupos y áreas.
- Los proyectos científicos del grupo de diabetes serán comentados, siempre que la JD lo considere necesario, con la JD de la SED para promover el trabajo complementario o conjunto.
- Los proyectos que podrán realizar incluyen (de forma no exhaustiva):
- Revisión descriptiva, sistemática o meta análisis.
- Guías de diagnóstico y tratamiento: algoritmos.
- Comentarios / adaptación de guías internacionales.
- Consenso de expertos (Delphi).
- Investigaciones originales clínicas y/o traslacionales /básicas retro y prospectivas.
- Proyectos de investigación de grupo.
- La elaboración, puesta en marcha y mantenimiento de Registros.
- Colaboración en proyectos de investigación de miembros del grupo.
Todo proyecto, publicación o actividad que sea firmado como “grupo de la SEEN” deben tener el visto bueno de la JD antes de someterse a valoración para su posible publicación. Podrán ser remitidos a las revistas que los autores consideren mas adecuadas (EDN preferiblemente) y seguirán el proceso editorial normal.
Actividades docentes de un área o grupo:
- Proponer a los vocales de docencia de la Junta Directiva de la SEEN los aspectos más oportunos a incluir en actividades de formación. Diseñar cursos de formación de acuerdo con la JD.
- Proponer al Comité de Programa del congreso de la SEEN las ponencias y ponentes que considera más convenientes para su inclusión en el Programa. Estas sugerencias carecen de carácter vinculante, por lo que el Comité de Programa no se verá obligado a incorporarlas.
- Establecer los vínculos con otros GT de otras sociedades afines para desarrollo de actividad conjunta, previa autorización de la Junta Directiva.
- La elaboración de material divulgativo de calidad para información a los pacientes con enfermedades endocrinológicas y nutricionales tanto para su edición en papel como para su inclusión en el apartado correspondiente de la página web u otros medios.
- Colaboración con asociaciones de pacientes del área/grupo en cuestión.
Otras actividades
- Designar representantes en los grupos transversales de la SEEN.
- Participar en actividades de comunicación en su ámbito de influencia: portavocía de la SEEN en los medios de comunicación, a petición de la JD.
- Colaborar en el mantenimiento y actualización del contenido de la web de la SEEN. Los GT disponen de un espacio propio en la página web de la SEEN, orientado a la información sobre la composición y actividades del GT, así como un apartado destinado a promover el conocimiento de la patología por parte de la población civil. Es responsabilidad del Coordinador del GT mantener este espacio actualizado. La organización de la financiación de este espacio, si la hubiere, correrá a cargo de la Junta Directiva a través de la Vicepresidencia y de la FSEEN, independientemente de que pudieran participar en la misma otras entidades esponsorizadoras.
- Todos los materiales que se generen en un GT deben ser remitidos por el coordinador a la JD, para su aprobación y solo posteriormente, serán publicados y distribuidos por los órganos de expresión científica de la SEEN, o por cualquier otro medio impreso de difusión científicamente válido, o a través de la página Web de la SEEN o de cualquier otra página Web científicamente acreditada.
- Tanto las actas de las reuniones que mantenga el GT, como la memoria anual de su actividad debe hacerse llegar a la JD.
Gestión de los proyectos de los grupos de trabajo
Las fases establecidas en la gestión de proyectos por los GT son:
- Diseño del proyecto por parte del GT bajo la dirección de su Coordinador.
- Informe a la Junta Directiva a través del Vicepresidente que incluye el protocolo del proyecto incluyendo resumen, antecedentes en la literatura, objetivos e interés, metodología, plan de desarrollo y publicación de resultados y presupuesto para la realización del mismo.
- Aspectos económicos. Una vez La JD y el GT han acordado el protocolo de desarrollo, la JD conjuntamente con el Coordinador del GT establecerá las condiciones económicas a aplicar con la FSEEN y con distintas empresas, si fuera el caso, tal como se describe más adelante.
- Monitorización: El desarrollo del proyecto será monitorizado por la JD a través de su Vicepresidente.
- Comunicación de los resultados: Los proyectos de investigación del GT deben ser capaces de producir comunicaciones científicas en diferentes congresos nacionales e internacionales y culminarlos con una o más publicaciones en revistas con factor de impacto. Cualquier estudio llevado a cabo por los GT de la SEEN debe comunicar sus resultados en el congreso anual de la sociedad, publicar sus resultados o realizar una publicación preliminar en la revista Endocrinología y Nutrición. La página web de la SEEN recogerá las publicaciones de los GT y siempre que sea posible una presentación breve de los principales resultados.
- La publicación de documentos soportados económicamente por una empresa comercial puede ser origen de conflicto de intereses y será el comité editorial de la revista quien defina la modalidad más adecuada de publicación.
Esta normativa se aplica también para diseño de registros y generación de posicionamientos o consensos ya sean de la SEEN o en colaboración con otras sociedades. Se debe tener en cuenta que los registros, documentos y proyectos realizados por los GT son propiedad intelectual de la SEEN. Por este motivo, todos los trabajos deben pasar por la JD para su visto bueno antes de ser sometidos a publicación.
La gestión de los cursos de formación seguirá un esquema similar. El coordinador informará a la JD a través del Vicepresidente. La propuesta será evaluada por la JD, y específicamente con los vocales de formación, para valorar su pertinencia y su coordinación con el resto de las actividades formativas que ofrece la SEEN.
Financiación
La financiación de las actividades de los GT (cursos, publicaciones o proyectos de investigación) se podrá llevar a cabo a través de convenios de colaboración con distintas empresas comerciales o bien mediante ayudas económicas de la Fundación SEEN.
Cada Coordinador de Grupo informará a la Junta Directiva sobre posibles recursos y oportunidades para conseguir financiación externa para el cumplimiento de los objetivos y de sus actividades, a fin de que estas consideraciones puedan ser tenidas en cuenta por la Junta Directiva.
Las actividades y proyectos de los GT que precisen de financiación específica deberán contar con un presupuesto detallado de modo que la JD pueda valorar su viabilidad y posibilidades de la financiación.
Los proyectos promovidos por distintas empresas comerciales deberán ser presentados a la JD para su evaluación; se tendrá en cuenta los posibles conflictos de intereses y el interés general del mismo. El presupuesto del proyecto deberá ser aprobado por la JD y deberá incluir todos los apartados necesarios para su buen desarrollo. El acuerdo de colaboración económica se materializará de forma documental, mediante un convenio que se suscribirá entre la Fundación SEEN y la empresa esponsorizadora. La FSEEN recibirá un 15-20% del total del presupuesto en concepto de gestión económica.
Los cursos de formación podrán contar con financiación externa, por una única empresa o preferiblememente de forma multifinanciada. Los aspectos económicos seguirán un esquema similar.
Si un grupo de trabajo no cuenta con financiación específica para sus actividades, o para alguna de ellas, la FSEEN podrá eventualmente hacerse cargo de esta. La Fundación SEEN, a propuesta de la Junta Directiva, incluirá en sus presupuestos una partida específica para financiar las actividades de los grupos de trabajo que así lo requieran. Los Grupos de Trabajo podrán solicitar a la Fundación SEEN ayudas económicas con cargo al citado fondo económico. A tal fin el coordinador presentará a la JD una memoria de la actividad y aportará un presupuesto detallado. Esta ayuda se podrá aplicar a los costes finales de ejecución (estadística, traducción, publicación) de un proyecto de investigación generado por un GT sin financiación externa. La Fundación SEEN decidirá la cuantía a conceder. La tesorería de la FSEEN se ocupará de abonar las facturas correspondientes y llevará la contabilidad del proyecto.
Logo
Los grupos y áreas de la SEEN pueden desarrollar logos que los identifiquen. Todos los logos deben ser aprobados por la JD de la SEEN. Siempre que se utilicen irán acompañados por el logo de la SEEN o por el acrónimo “SEEN Sociedad Española de Endocrinología y Nutrición” con su tipografía característica que será insertado con un tamaño similar al logo del grupo.
Cambios
Los cambios de denominación de los Grupos de Trabajo y de sus objetivos científicos, a propuesta de sus coordinadores, deberán ser votados y aprobados por la mayoría del grupo y autorizados por la Junta Directiva.
Disolución
Los Grupos de Trabajo podrán disolverse, previa comunicación a la Junta Directiva, cuando, a juicio y deseo de los miembros que lo componen, hayan cumplido su cometido y alcanzado los objetivos propuestos. Asimismo, la Junta Directiva podrá disolver un Grupo de Trabajo cuando no se demuestra actividad, o ésta sea ajena a sus objetivos científicos, no sea posible el nombramiento de coordinador o cuando lo considere necesario.
Entidad Jurídica
Los GT carecen de entidad jurídica, encontrándose en este sentido bajo la tutela de la SEEN.
Aspectos éticos
La relación de los grupos de trabajo y de sus miembros con la industria farmacéutica y otras empresas se regirá por los “códigos de buenas prácticas” establecidos para esta finalidad, incluyendo la declaración de conflicto de intereses.